¿Y si colaboramos?

En estos días me solicitaron evaluar algunas herramientas de Red Social Empresarial. No voy a entrar en detalles respecto a ellas, desde mi perspectiva el concepto de llevar Facebook a la empresa para fomentar la colaboración no es lo que las empresas necesitan (es decir, no creo en él) y después de haber tratado de implementar dos de ellas y que están en el cuadrante mágico de Gartner (Social Software for the Workplace) cuento con algunos argumentos para entender la causa raíz.

Creo que la mayoría de las empresas ya cuentan con suficientes herramientas que permiten colaborar y no me refiero al correo electrónico ya que ese desde hace tiempo está “enfermito” – pobrecito). Aunque el correo electrónico nos hace sentir productivos la realidad es que nos genera estrés y baja productividad, continuas interrupciones y malos fines de semana, es más hasta impacta en nuestra vida familiar. Una de las razones es que nuestro cerebro llena los huecos en los correos con cosas que nadie dijo.

El reto verdadero es de tener una cultura que fomente la colaboración. Así como un bisturí no te hace cirujano, una herramienta no te hará colaborar.

El tema, de acuerdo a lo que he leído,  se reduce a dos palabras, la primera: Cultura y la segundo, para la ejecución de ella, a otra palabra: Reglas. Si las reglas que tiene una organización no tienen como objetivo colaborar, podremos tener Yammer, Zyncro, Office 365, Google Docs, Exo-Platform, Dolphin.Pro, HumHub, Slack, Oxwall, Asana, Kune o elgg y no colaboraremos.

Existen otros temas más complejos, como el de la desaparición de las estructuras formales, la creación de equipos dinámicos y el “teaming”. El tener claro un objetivo y los resultados clave (ver OKS’s) es también fundamental para la ejecución de la colaboración.

Que debe tener una herramienta colaborativa para la empresa desde mi perspectiva (y siempre que ya hayas resuelto el tema de la cultura de colaboración) – sin ningún orden de importancia:

• Repositorio institucional de documentos de la organización.
• Equivalente de Office (Procesador de palabras, Hoja electrónica de cálculo  y presentaciones), así como administración de tareas, proyectos y calendarios compartidos con sincronización de agendas.
• Edición de documentos de forma colaborativa, con comentarios y plantillas institucionales únicas.
• Chat seguro con manejo de grupos o espacios de trabajo con soporte de histórico, búsquedas de las conversaciones (y ligas a documentos almacenados en el “repositorio” organizacional),  suscripción dinámica (no a fuerza, la gente debe decidir qué es lo que sigue) – tanto públicos y privados.  Notificaciones opcionales con manejo de horarios y “do not disturb”. De preferencia con audio y video y compartir escritorio. (Sí, con Skype puedes colaborar).
• Manejo de objetivos de la empresa y compartición de ellos entre todos para su despliegue dinámico.
• Soporte de OKR’s (Objectives and Key Results) – Esto Google lo hace Google con una plantilla de Google Sheet.
• Organización de los temas ligados a los objetivos de la organización.
• Flujo de documentos
• Wikis internos y hacia los clientes.
• Experiencia al usuario (UX), simpleza y configuración dinámica.
• Soporte de móviles, web y tabletas.

El enfoque Facebook en la empresa no es del interés de estas y menos de los colaboradores, al menos no estamos en ese nivel de colaboración y compartición. Son dos mundos aparte.

De acuerdo a Gartner, Microsoft es el líder en este segmento para las empresas (Zyncro está en el cuadrante en jugador de nicho).  Google es el visionario. Atlassian me parece bueno para temas puntuales de colaboración en desarrollo de software (vean los cuadrantes).

Sin embargo el que una herramienta tenga lo que describo no significa que la colaboración se dará, recordemos que una cosa es el trabajo en equipo y otra el colaborar. Si no existe la cultura y las reglas que fomenten el que todos nos debemos apoyar entre nosotros y que estamos en un mismo barco, la herramienta poco puede hacer. También se requiere disciplina, comunicación asertiva, empatía, inteligencia emocional, inteligencia social y un montón de otras cosas.

Por ejemplo:

• Madres y padres de familia colaboran utilizando WhatsApp para temas de sus hijos.
• Los amigos “Chavo-rucos” nos ponemos de acuerdo con WhatsApp
• Los millennials se comunican y colaboran usando WhatsApp, Snapchat e Instagram.
• Los no tan jóvenes colaboran con Facebook y WhatsApp.
• Yo pertenezco a grupos en Slack (y que no tienen que ver con mi organización) para colaborar.

Sin embargo lo que nos mueve al usar estas herramientas es un objetivo y colaborar para el logro de este objetivo.

Creo que los “millennials” (y los no tan “millennials”) ya nos enseñaron las herramientas ganadoras, las que fomentan la comunicación instantánea, aunque también tienen sus retos de productividad, el reto está en que nuestras organizaciones lo acepten, transformen sus reglas y se dirijan a una cultura colaborativa colectiva digital.

La herramienta debe facilitarnos la existencia, pero así como la sierra, la madera, los clavos y el martillo no hacen al carpintero, ni el bisturí al cirujano, las herramientas de red social empresarial no hacen que dentro de las empresas se colabore y mucho menos que entre empresas se logre colaborar.

Lo bueno, es que existen herramientas de donde elegir y para todos los bolsillos y gustos. La mejor herramienta, es la que se usa, la peor, la que no se usa, diría el Filósofo de Güemes y “Andamos como Andamos porque somos como somos”.

Que tengan un excelente día.